6 Consejos para una mejor gestión del tiempo
Aprende a sacar tiempo para oler las rosas.
Escrito por John Casey Revisado médicamente por la doctora Louise Chang... De los archivos del médico
La simple y desagradable verdad es que probablemente estemos más ocupados que nunca. A pesar de que poca ciencia respalda esta noción, la evidencia anecdótica es abrumadora.
"Se puede ver a nuestro alrededor", dice Jana Jasper, experta en productividad con sede en Nueva York y autora de Take Back Your Time. "La gente habla demasiado rápido. Siempre tenemos prisa. Empezamos cosas y no las terminamos y nos acosa constantemente la idea de que hemos olvidado hacer algo, pero no estamos seguros de qué es."
Que las personas inundadas de dispositivos que ahorran trabajo y tiempo, desde aspiradoras robóticas hasta hornos microondas y ordenadores, se sientan tan acosadas tan a menudo parece contraintuitivo. Pero lo que la tecnología da, también lo quita.
"A medida que ha aumentado el número de dispositivos y productos que nos hacen la vida más fácil, hemos encontrado formas de llenar el tiempo", dice Tracy Lyn Moland, consultora de gestión del tiempo y autora de Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. Y la falta crónica de tiempo conduce al estrés.
Pero todos los expertos en gestión del tiempo con los que hemos hablado dicen que es posible reducir el estrés. Piensa que puedes añadir una hora más a tu día mediante técnicas de gestión del tiempo.
Algo tan sencillo como "saber dónde están tus llaves por la mañana, saber dónde está el libro de la biblioteca de tu hijo o los deberes, reducirá mucho el estrés", dice Moland. Ella tiene una serie de consejos para la gestión del tiempo.
Haz un diario del tiempo
Tómate una semana y traza lo que haces cada día. Sé sincero. Si ves 25 horas de televisión a la semana, escríbelo.
"Este es un doloroso despertar para la mayoría de la gente", dice Jana Jasper. "Tienes que incluirlo todo: el tiempo de gimnasio, la comida, la conducción, las reuniones semanales, todo. Puede ser molesto ver el poco tiempo no estructurado que nos permitimos. Pero es difícil tomar decisiones inteligentes sobre el uso de tu tiempo de manera más eficaz si no sabes lo que estás haciendo con tu tiempo ahora."
Aprende a decir "no"
Apaga el móvil y el beeper. Cuando alguien te pida que hagas algo para lo que realmente no tienes tiempo, dilo, con educación, pero con firmeza. Y no te permitas sentirte culpable.
"Una de las razones por las que nos sentimos tan ocupados todo el tiempo es que somos peores a la hora de establecer límites personales en torno a lo que vamos a decir 'no'", dice Jana Kemp, fundadora y presidenta de Meeting & Management Essentials, una consultora de gestión del tiempo en Boise, Idaho.
Parte de declinar hacer las cosas, es centrarse en tus objetivos, explica Kemp. Tu agenda puede ayudarte en este sentido. Una vez que hayas bloqueado el tiempo para las actividades importantes, pero que a menudo no están programadas, apúntate sólo a las cosas que son importantes, la familia, los amigos y la salud. Una vez que sepas exactamente qué tiempo tienes para hacer, rechazar las cosas que no encajan en tus prioridades es más fácil.
Basado en el tiempo, lista de tareas pendientes
"Crea una lista de tareas que incluya cuánto tiempo vas a dedicar a cada elemento de la lista", dice Moland. Las listas siempre son útiles, pero cuando añades cuánto tiempo debe llevar cada tarea, te ayuda a priorizar la forma de realizarlas. Cuando priorizas las tareas, te centras de forma natural en las que puedes hacer inmediatamente.
Deja que tu ordenador te ayude
La tecnología te ayudó a meterte en el lío del tiempo en primer lugar, así que úsala para ayudarte a salir. Prueba algunos de los muchos programas de software de programación personal que te permiten mantener un calendario, listas de "tareas pendientes" y agendas de teléfonos y direcciones en tu ordenador.
"Ya no basta con ser eficiente", dice Jasper. "El objetivo aquí es utilizar la tecnología para deshacerte de todo el papel de tu vida. No puedo dejar de insistir en lo importante que es esto".
Gran parte de la organización, dicen estos expertos, pasa por racionalizar tu vida. Cuanto más desorden tengas en tu vida -números de teléfono en trozos de papel, tarjetas de visita en cuadernos, un escritorio repleto de calendarios y listas-, más probable será que pierdas el tiempo tratando de mantenerte organizado y al tanto de todo,
Multitask
Hay alguna palabra de moda más sobreutilizada hoy en día? Todos combinamos varias actividades en una sola todo el tiempo. Algunas multitareas son peligrosas. Habla por teléfono mientras conduces y tus posibilidades de sufrir un accidente de tráfico aumentan drásticamente. Dicho esto, hay muchas actividades que pueden combinarse de forma eficaz y segura. Escuche libros en cinta mientras se desplaza. Cuando veas la televisión, paga tus facturas.
"Las mujeres son más capaces de hacer varias cosas a la vez que los hombres", dice Moland. "Aunque los dos miembros de la pareja trabajen a tiempo completo, la mujer suele ser capaz de seguir pensando en el horario de los niños, la casa, las comidas. Los hombres son más capaces de concentrarse en una tarea a la vez, y las mujeres pueden aprender de esto a veces."
No seas perfeccionista
No hay nada malo en ser ordinario. El perfeccionismo, también conocido como prestar excesiva atención a cada detalle, importante o no, es un tipo de procrastinación.
"Márcate objetivos racionales", dice Jasper. "Está bien esforzarse por ser lo mejor posible. Es contraproducente intentar ser el mejor".
Establecer expectativas inalcanzables sobre ti mismo solo añade estrés a tu vida, explica Kemp.
Recompénsate a ti mismo
Por último, no dejes que ningún progreso, por pequeño que sea, quede sin recompensa.
"Utiliza tu diario del tiempo para tomar decisiones sobre cómo quieres organizar mejor tu tiempo", dice Jasper. "A medida que avances en la priorización y en decir 'no', permítete disfrutar de ello. No tiene por qué ser una gran recompensa, puede ser algo tan sencillo como pasar un rato a solas o recibir un masaje. Es importante reconocer y disfrutar tu éxito".
