Soy más productivo cuando hago multitarea?

De los archivos del médico

Por Cody Lyon

Los teléfonos no paran de sonar, tu mesa parece un peligro de incendio y la pantalla de tu ordenador acaba de avisarte de que tienes un nuevo correo. De repente, tu jefe te pregunta por ese documento de Excel que quería que elaboraras. De repente, el miedo se apodera de ti cuando recuerdas la pregunta de aquella persona de recursos humanos que te hablaba dulcemente en los días anteriores a que consiguieras este nuevo trabajo: ¿Cómo son tus habilidades multitarea?

El rumor: Las personas que realizan varias tareas a la vez son más productivas

Los hechos son los que son: En muchas empresas de hoy en día, hay plantillas más pequeñas que trabajan más horas y realizan cada vez más tareas. La mayoría de los trabajadores deben hacer malabares con varios proyectos al mismo tiempo, con nuevas -y a menudo inesperadas- órdenes que les llegan a lo largo del día. Es lo que se llama multitarea, y se encuentra en casi todos los entornos laborales. Pero, ¿es el cerebro humano realmente capaz de concentrarse en varios proyectos al mismo tiempo? O ¿seríamos más productivos si nos centráramos en cada tarea por separado?

El veredicto: Algunas personas son más productivas cuando se centran en una tarea a la vez

Creo firmemente que la multitarea es un mito, dice la coach de carrera y vida Stacy S. Kim, fundadora de Life Junctions LLC. Está de acuerdo en que todos somos bombardeados constantemente con cosas que compiten por nuestra atención, que las interrupciones son un hecho de la vida, y las distracciones seguirán llegando, por lo que naturalmente se hace más difícil concentrarse en una cosa a la vez. Sin embargo, dice Kim, las investigaciones demuestran que nuestro cerebro no es capaz de concentrarse realmente en dos cosas al mismo tiempo. En cambio, cambian su enfoque tan rápido que parece que estamos trabajando en dos cosas a la vez. Pero, ¿adivina qué? No es así. Puedes estar hablando con alguien por teléfono y luego echar un vistazo a la pantalla del ordenador para comprobar tu correo electrónico, dice Kim. Mientras se habla y se mira la pantalla, el cerebro está cambiando de un lado a otro a gran velocidad.

Según Kim, podría ser más eficiente ponerse el sombrero de la gestión del tiempo que hacer varias cosas a la vez. ¿Su sugerencia? Céntrate en un proyecto a la vez, pero utiliza un ingenioso dispositivo llamado temporizador. Ponlo en 20 minutos y pregúntate qué es lo que debo hacer ahora mismo, no lo que debería hacer, sino lo que es correcto, dice. Tanto si se trata de planificar una presentación como de enviar varios correos electrónicos, elige conscientemente cómo vas a emplear esos minutos y luego pon el temporizador. Cuando suene, pregúntate: ¿He hecho mi tarea o me he distraído? Con el tiempo, esta técnica te enseñará a concentrarte en la tarea que tienes entre manos, y no sólo conseguirás hacer más cosas en el mismo tiempo, sino que el producto final será de mayor calidad.

Roy Cohen, entrenador profesional de Nueva York y autor de The Wall Street Professional's Survival Guide, afirma que trabaja con clientes que se enfrentan a diario a plazos agresivos, a múltiples prioridades y a lo que él denomina expectativas poco razonables, y que ese tipo de exigencias son la naturaleza del mercado laboral actual. Con menos empleados para hacer el trabajo, dice Cohen, se espera que muchos de nosotros rindamos a niveles que pueden ser imposibles de mantener a lo largo del tiempo.

Entonces, ¿qué puede hacer un trabajador, especialmente en una economía en la que el desempleo sigue llamando a las puertas de millones de trabajadores estadounidenses? Según Cohen, puedes priorizar tus proyectos, pero asegúrate de no descuidar los que prefieres no hacer, ya que es muy probable que sean los mismos proyectos que podrían ser importantes para los principales interesados. ¿Su consejo? Realiza la multitarea siendo multilineal: Cada proyecto tiene un principio, un medio y un final, dice. Hay que averiguar cómo empezar nuevos proyectos mientras se gestionan y completan otros.

Para lograr esta hazaña, Cohen sugiere crear una hoja de cálculo para controlar el estado de cada proyecto. De esta forma, dice, se puede ver lo que hay que hacer ahora mismo y lo que se puede aplazar. Es un sistema continuo, fiable y en tiempo real. ¿El objetivo? Hacer avanzar cada proyecto hasta llegar a un punto en el que puedas dejarlo de lado por un tiempo, momento en el que empiezas un nuevo proyecto.

Algunos expertos adoptan un enfoque más duro; dicen que la multitarea está viva y es muy factible, y que en realidad es más una cuestión de cómo se dirige la energía. El entrenador de fuerza mental Steve Siebold, autor del libro 177 Mental Toughness Secrets of the World Class, dice que es cierto que hay personas que dicen que sólo pueden concentrarse en una tarea a la vez. Pero él dice que eso no es más que una excusa.

¿Le dirías a Barack Obama que sólo puede concentrarse en una tarea a la vez? se pregunta Siebold. Nunca se haría nada. El secreto de la multitarea, dice, es determinar cuánta energía mental hay que dirigir a cada tarea.

Digamos que todos tenemos cien unidades de energía mental para dirigir a las tareas en un momento dado, dice. Atarse los zapatos puede requerir sólo una unidad, mientras que conducir el coche puede requerir treinta unidades. Jugar una partida de ajedrez de competición o intentar resolver un problema difícil puede requerir las cien unidades. Cuanto más importante sea la tarea, dice, más unidades de energía mental hay que destinar a ella, algo que hay que tener en cuenta la próxima vez que te enfrentes a muchas tareas a la vez.